Modul ERP – Dari artikel sebelumnya mengenai manfaat software ERP, kita tahu bahwa ERP atau Enterprise Resource Planning bisa memberikan banyak keuntungan bagi suatu bisnis. Tidak hanya bagi pemilik bisnis, tapi juga bagi anggota tim. Karena sifatnya yang modular dengan modul-modul yang menjalankan berbagai fungsi utama bisnis, implementasi software ERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang bersangkutan.

Baca juga: Software ERP untuk Solusi Bisnis di Masa Depan.

Dengan kata lain, software ini fleksibel, alias bisa dimanfaatkan oleh bisnis di berbagai macam industri. Tidak terkecuali bisnis konstruksi.

Persaingan yang ketat dari pelaku bisnis lokal maupun internasional, dan iklim bisnis konstruksi yang menuntut akurasi dalam perencanaan dan eksekusi proyek, meningkatkan kebutuhan kontraktor akan suatu sistem yang bukan saja bisa menstandardisasi proyek dan lelang, tapi juga tetap menjaga fleksibilitas pengaturan tiap proyek itu sendiri.

Dari mulai perencanaan, manajemen proyek, budgeting dan purchasing, hingga pengelolaan sumber daya manusia. Beberapa modul ERP dari Odoo yang dapat membantu Anda meningkatkan efektifitas melalui berbagai aspek bisnis konstruksi, di antaranya:

Baca juga: Modul-Modul ERP Utama untuk Mengoptimalkan Bisnis.

1. Project

Aspek paling penting yang harus dikelola dalam suatu proyek adalah proyek itu sendiri. Dengan banyaknya proses yang terjadi dalam sebuah proyek konstruksi, dari mulai perencanaan, studi kelayakan, perancangan, pengadaan, pelaksanaan, hingga pemeliharaan, suatu sistem yang bisa menangani semuanya secara agile tentu akan meningkatkan efisiensi secara signifikan.

Fitur-fitur yang umumya ada dalam modul Project, di antaranya:

• Delegasi Tugas dan Sub-Tugas

Dengan modul ini, Manajer Proyek bisa mendelegasikan tugas ke banyak pegawai dengan lebih mudah. Tugas-tugas bisa dibuat dalam bentuk Sub-Task, yang akan didelegasikan kepada pegawai-pegawai terkait secara otomatis.

Kartu absen tugas pengguna (timesheet), perencanaan dan data penggunaan material untuk setiap tugas juga bisa sekaligus dikelola melalui modul ini.

• Membuat dan Meng-update BoQ (Bill of Quantity)

Dalam sebuah proyek konstruksi, BoQ atau Bill of Quantities dinilai penting karena perannya sebagai alat komunikasi yang efektif untuk menghubungkan semua pihak yang terlibat dalam proyek, baik itu klien, kontraktor, maupun konsultan.

Selain membantu kontraktor melakukan perencanaan yang lebih matang, BoQ juga memberi klien gambaran mengenai detail proyek yang diajukan kontraktor.

Di modul ini, Anda bisa membuat BoQ atau Bill of Quantity baik untuk material, peralatan, produk, maupun jasa pemasangan. Saat Anda merevisi Bill of Quantity, tampilan hierarki Bill of Quantity akan menunjukkan jumlah revisi yang telah Anda buat, sehingga mempermudah pemantauan dan pelacakan untuk setiap perubahan pada BoQ.

• Mengelola Permintaan Material dan Membuat Purchase Order

Melalui tab Material Requisition di modul ini, Anda bisa mengelola permintaan material dengan mudah dan otomatis membuat Purchase Order untuk pembelian material.

• Mengelola Berbagai Instrumen Suatu Proyek dalam Satu Tab

Dalam modul Project, berbagai dokumen dan data dalam suatu proyek seperti Sales Order, Purchase Order, hasil kerja proyek; penggunaan inventaris dan daftar paket kerja yang dibuat oleh Bill of Quantity bisa dikelola dan dilihat berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan.

• Membuat Paket Kerja (Work Package)

Work Package atau Paket Kerja adalah sekelompok tugas-tugas yang berhubungan dalam suatu proyek. Berbeda dengan Sub-Proyek, Paket Kerja adalah unit pekerjaan terkecil yang bisa dibuat saat mem-break down struktur suatu proyek.

Dalam bisnis konstruksi, Paket Kerja berperan sebagai proposal untuk meyakinkan para petinggi bahwa proyek yang akan dijalankan telah direncanakan dengan baik. Nantinya, perusahaan akan membandingkan satu Paket Kerja dengan lainnya, sehingga semakin efektif detail yang diajukan, semakin besar kemungkinan suatu proyek akan dipilih dan dieksekusi oleh perusahaan.

Dalam Paket Kerja termasuk juga budget yang tidak boleh melebihi batas budget yang ditentukan klien atau perusahaan, dan rencana terjadwal yang berisi mesin yang dipakai, alat-alat dan tenaga kerja yang di-outsource.

Dengan ERP Konstruksi dari Odoo, kontraktor bisa membuat Paket Kerja atau Work Package yang lebih efektif dan akurat dengan mencantumkan Kode Biaya (Cost Code) dan Header Biaya (Cost Header).

Melalui modul Project, Anda bisa membuat memasukkan detail dan membuat Kode Biaya (Cost Code), membuat Header Biaya (Code Header) secara detail dan menautkan Kode Biaya di Header Biaya.

2. Notes

Mengelola dan mencatat semua aktivitas dalam suatu proyek konstruksi secara manual merupakan hal yang tidak mudah. Selain pengerjaannya memakan waktu yang tidak sebentar, melacak dan mencari ulang data dari tumpukan dokumen akan memakan lebih banyak waktu lagi.

Untungnya, dengan modul Notes dalam ERP konstruksi, Anda bisa mengatur tugas-tugas proyek secara lebih efektif dalam bentuk catatan dan to-do-list.

3. Purchase

Modul Purchase dalam sistem ERP konstruksi mengotomatisasi pembelian yang dilakukan oleh kontraktor. Dengan modul ini, Anda bisa mengelola berbagai aspek pembelian mulai dari quotation, purchase tender, RfQ atau Request for Quotations, pesanan atau orders, dan invoice.

• Job Costing

Job costing atau ‘sistem kalkulasi biaya berdasarkan pekerjaan’ adalah aspek paling rumit dari akunting bisnis konstruksi. Saat meng-handle suatu proyek, kontraktor harus bisa memprediksi, mencatat, dan mengontrol biaya secara akurat. Pengeluaran untuk material, tenaga kerja, peralatan, dan biaya overhead untuk setiap job harus dapat dilacak dan dimonitor untuk menghindari biaya tak terduga yang bisa mengakibatkan kerugian.

Modul Purchase memungkinkan Anda untuk mengelola dan membuat Job Cost Sheet dan memberi Anda gambaran mengenai rencana biaya (planned cost) dan biaya asli (actual cost) yang terdiri dari Jumlah Pembelian Asli (Actual Purchased Quantity) dan Nilai Invoice Asli (Actual Bill Quantity) untuk Job Cost Sheet Material, dan Jumlah Jam Asli (Actual Hours) di Job Cost Sheet Labour.

Nilai asli ini dihasilkan dari integrasi dengan purchase order, vendor bills, dan timesheet di mana Anda bisa memilih Job Cost Center dan Cost Line di masing-masing dokumen.

• Vendor Bills

Vendor Bills adalah invoice yang diterima perusahaan untuk produk dan jasa yang dibeli dari vendor, dan termasuk dalam pengeluaran perusahaan. Dengan modul Purchase dalam ERP konstruksi, Anda bisa mengelola Purchase Order, produk masuk, dan Vendor Bills dengan mudah dalam satu laman.

Mulai dari mengirim Request for Quotation pada vendor, yang nantinya akan mengkofirmasi RfQ menjadi Purchase Order, yang otomatis membuat pengiriman, kemudian vendor pun akan mengirimkan Vendor Bills pada Anda.

Pada Vendor Bills, Anda bisa memilih Job Cost Center dan Cost Line, yang akan membantu sistem mengkalkulasi actual cost dari proyek yang Anda kerjakan.

Sistem yang memproses dan melacak pesanan dengan otomatis memungkinkan perusahaan konstruksi untuk melakukan pengadaan barang dengan cepat, akurat, dan terjadwal sehingga proyek bisa dikerjakan dengan lebih efisien.

One Stop Solution untuk Mengelola Bisnis Konstruksi

Untuk bisa bersaing di iklim yang kompetitif seperti sekarang, bisnis konstruksi harus selektif dalam memilih sistem manajemen yang efisien. ERP atau Enterprise Resource Planning, dengan sifatnya yang modular dan terintegrasi, bisa jadi solusi terbaik untuk sistem terpadu yang bisa mengelola berbagai aspek dalam bisnis konstruksi.

Software ini juga memiliki banyak manfaat bagi bisnis konstruksi.

Lebih lanjut: Software ERP untuk Bisnis Konstruksi.

Kembangkan software ERP terbaik untuk bisnis konstruksi Anda bersama BTS.id (Bridge Technology Services)

Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id